De instelling van een griffier is sinds 7 maart 2003 wettelijk verplicht. De griffier geeft ondersteuning aan de raad en de (raads)commissies bij de uitoefening van hun taak. De griffier is bij alle raadsvergaderingen aanwezig om het verloop er van te stroomlijnen en de griffier ondertekent alle stukken die uitgaan van de raad. De griffier vervult daarmee de functie van secretaris tijdens de raadvergaderingen.

De griffier is met name belast met de meer generalistische ondersteuning van de raad en de raadsleden. Het gaat om werkzaamheden als het verzorgen en verzenden van agenda en bijbehorende stukken, het verzorgen van notulen, het zorgen voor ambtelijke ondersteuning, het ondersteunen van een rekenkamer en raadsleden voorzien van gewenste informatie.

De grotere gemeenten hebben vaak een griffier voorzien van een eigen secretariaat, dit noemen we de griffie. Dit zijn ambtenaren die extra ondersteuning verlenen of specifiek zijn toegewezen aan de commissie.

De griffier geeft de volgende ondersteuning aan de raad:

• Secretariële ondersteuning.De griffier fungeert als secretaris van de raad als geheel en woont de raadsvergaderingen bij. In die hoedanigheid heeft hij onder andere een ondersteunende taak bij het vaststellen van de agenda, de verslaglegging en de verzending van vergaderstukken. Daarnaast kan de secretariële ondersteuning bestaan uit archiveren en het verspreiden van vakliteratuur en andere voor de raad relevante informatie.
• Procesmatige ondersteuning.De griffier vervult in de relaties van de raad met het college, de ambtelijke organisatie en mogelijk ook de buitenwereld een spilfunctie. De griffier is in deze functie vergelijkbaar met een makelaar, een tussenpersoon tussen de raad en het college, de secretaris, griffie, de reguliere ambtelijke organisatie en desgewenst de media, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en burgers. De griffier zal vragen vanuit de raad zelf beantwoorden en zo nodig (wanneer hij geen adequaat antwoord kan geven) voorleggen aan de secretaris.
• Inhoudelijke ondersteuning.Naast de dagelijkse informatieve, organisatorische en administratieve ondersteuning van de raad, kan de griffier een belangrijke taak vervullen bij het voorbereidend werk en onderzoek van de raad in het kader van zijn kaderstellende en controlerende functies. Ondersteuning gaat vaak verder dan alleen het verstrekken van feitelijke informatie en omvat bijvoorbeeld ook technische bijstand in de vorm van assistentie bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Verzoeken voor dergelijke ambtelijke ondersteuning richt de raad in eerste instantie aan de griffier.

Afhankelijk van de wensen en behoeften van de raad kan de griffierfunctie uiteenlopen van een puur secretariële functie (te vergelijken met een postbode die de administratie verzorgt) tot een zeer inhoudelijke functie (vergelijkbaar met een advocaat die als het ware de belangen van de raad behartigt). Men zou de inhoudelijke functie met een 'veelzijdige krachtpatser' kunnen vergelijken. Dit wil zeggen dat de griffier de eerste ondersteuner is van een krachtige raad. In de duale verhoudingen tussen raad en college, is de griffier de vooruitgeschoven ambtelijke post, terwijl voor het college de gemeentesecretaris deze rol vervult.

Meer informatie over de griffier kunt u ook vinden op de website van de beroepsvereniging van griffiers www.griffiers.nl